Kunde und Debitor
Wenn du in Chargebee einen Kunden anlegst oder änderst, legt die Verbuchung den passenden Debitor in BHB an oder aktualisiert ihn. Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen dieses Kunden werden erst gebucht, wenn der Debitor existiert.
Voraussetzung
Die Rechnungsadresse des Kunden muss in Chargebee einen Namen enthalten: eine Firma oder Vor- und Nachname. Ohne Namen entsteht kein Debitor.
Kunde anlegen
- Lege den Kunden in Chargebee an und trage die Rechnungsadresse ein.
- Entscheide, ob der Kunde schon eine Debitorennummer hat:
- Neue Nummer: Lass das Feld für die Debitorennummer (
cf_debitorid) leer. BHB vergibt die nächste freie Nummer. Sie wird danach automatisch in Chargebee in dieses Feld geschrieben. - Vorhandene Nummer: Trage die Nummer vorher in das Feld ein.
Achtung bei vorhandener Nummer: Gibt es in BHB bereits einen Debitor mit dieser Nummer, wird dieser übernommen und mit den Daten aus Chargebee überschrieben. Die Verbuchung prüft nicht, ob es dieselbe Person ist. Prüfe die Nummer, bevor du sie einträgst.
TODO: Nein, in dem Feld wird nichts eingetragen! Beim Erstellen gibt es immer eine neue Nummer
TODO: Als Land "Deutschland" in Rechnungsadresse auswählen!
Was in BHB entsteht
| Chargebee | BHB-Debitor |
|---|---|
| Firma (sonst Vor- und Nachname) | Name |
| Vor- und Nachname, wenn eine Firma eingetragen ist | Ansprechpartner |
| Adresszeile 1 | Straße |
| Adresszeile 2 und 3 | Zusätzliche Adresszeile |
| PLZ, Ort, Land | PLZ, Ort, Land |
| USt-ID | USt-ID |
| Feld Debitorennummer | Debitorennummer |
Die Kundennummer aus Chargebee wird nicht übertragen.
Kunde ändern
Ändere Adresse, Name, E-Mail oder USt-ID in Chargebee. Die Änderung kommt in BHB an. Pflege diese Daten nicht in BHB. Was du dort änderst, kann beim nächsten Update des Kunden aus Chargebee überschrieben werden.
TODO: Kunde löschen hinzufügen
TODO: Hier ist der Unterpunkt "Sonstiges"
Texte werden angepasst
BHB gibt DATEV-Regeln vor. Deshalb passt die Verbuchung Texte an, bevor sie nach BHB gehen:
- Anführungszeichen, Semikolons, spitze Klammern, Emojis und Sonderzeichen, die DATEV nicht kennt, werden entfernt.
- Zu lange Texte werden gekürzt: Name auf 50 Zeichen, Ansprechpartner auf 40, Straße und Adresszeile auf je 36, Ort auf 30, PLZ auf 8.
- USt-ID (höchstens 15 Zeichen) und E-Mail (höchstens 60 Zeichen) werden nie verändert. Passen sie nicht, bleibt das Feld in BHB leer.
Der Debitor in BHB kann also leicht vom Kunden in Chargebee abweichen. Das ist gewollt.
Das macht die Verbuchung nicht
- Löschen: Löschst du einen Kunden in Chargebee, bleibt der Debitor in BHB bestehen.
- Nummer ändern: Änderst du die Debitorennummer eines bestehenden Kunden in Chargebee, passiert in BHB nichts. Der Debitor behält seine alte Nummer.
- Doppelte Namen prüfen: Zwei Kunden mit gleichem Namen und verschiedenen Debitorennummern ergeben zwei Debitoren.
Typische Probleme
| Du siehst | Ursache | Was tun |
|---|---|---|
| Kein Debitor in BHB nach einigen Minuten | Name in der Rechnungsadresse fehlt | Name in Chargebee eintragen und den Kunden speichern |
| Rechnung, Gutschrift oder Zahlung fehlt in BHB, der Kunde ist neu | Der Debitor existiert noch nicht. Die Verbuchung wartet bis zu einer Stunde darauf, danach bricht sie ab. | Prüfe, ob der Debitor existiert. Fehlt er, melde es der IT. |
| Zwei Kunden in Chargebee haben dieselbe Debitorennummer | Eine Nummer darf nur einem Kunden gehören. | Gib einem der beiden Kunden eine andere oder keine Nummer. Meldung an die IT, wenn schon Rechnungen gebucht sind. |
| Debitorennummer in Chargebee weicht vom Debitor in BHB ab | Die Nummer wurde nach der Anlage in Chargebee geändert. Es wird nichts automatisch korrigiert. | Nummer in Chargebee auf den Stand in BHB zurücksetzen. |
TODO: Typische Probelme entfernen (sind nicht validiert!)