Wenn etwas nicht in BHB ankommt

Gehe diese Liste von oben nach unten durch, bevor du die IT einschaltest. Die meisten Fälle klären sich in den ersten drei Schritten.

1. Warte die übliche Zeit ab

2. Prüfe den Kunden

Existiert der Debitor in BHB und stimmt die Debitorennummer? Ohne Debitor wartet die Verbuchung bis zu einer Stunde und bricht dann ab. Siehe Kunde und Debitor.

3. Suche den Beleg in BHB

• Rechnung: nach der Rechnungsnummer, z. B. C5516.
• Gutschrift: nach CN- und der Nummer, z. B. CN-4195.
• Zahlung: nach txn_… im Verwendungszweck des Umsatzes.

Existiert der Beleg, aber der Betrag oder die Zuordnung ist falsch, geht es meist um die Zahlung. Siehe die Seite zur jeweiligen Zahlungsart.

4. Prüfe, ob etwas festgeschrieben ist

Eine festgeschriebene Buchung in BHB kann die Verbuchung nicht mehr ändern. Betroffen sind Stornos, Verrechnungen, Umbuchungen von Zahlungen und Zuordnungen von Überweisungen.

• Verrechnungen, Umbuchungen von Zahlungen, Zuordnungen von Überweisungen: Hebe die Festschreibung auf und bitte die IT, den Vorgang zu wiederholen.
• Löschen einer Rechnung oder Storno einer Gutschrift: Der Beleg bleibt in BHB stehen und wird nicht erneut versucht. Storniere und lösche ihn von Hand. Eine stornierte (Void) Rechnung ist davon nicht betroffen: Ihr Beleg bleibt ohnehin in BHB und wird von der Gutschrift ausgeglichen.

5. Prüfe, ob du in BHB gegengesteuert hast

• Änderungen, die du in BHB an Kunden, Rechnungen und Gutschriften machst, können beim nächsten Update aus Chargebee überschrieben werden.
• Hat zusätzlich ein anderer Import oder eine manuelle Buchung denselben Vorgang gebucht, steht er doppelt in BHB. Entferne die doppelte Buchung.
• Hast du eine Verrechnung oder Zahlung von Hand zugeordnet, die die Verbuchung ebenfalls zugeordnet hat, ist der bezahlte Betrag am Beleg zu hoch. Löse die manuelle Zuordnung.

6. Was du der IT mitgibst

• Was du in Chargebee getan hast, mit Datum und Uhrzeit.
• Die Nummer aus Chargebee: Kundennummer, Rechnungsnummer, CN-… oder txn_….
• Die Debitorennummer.
• Was du in BHB erwartest und was du dort siehst.

Nach Anlass suchen

Wenn gar keine Zahlung ankommt

Ist die Zahlungsbuchung für eure Umgebung nicht eingeschaltet, prüft die Verbuchung Zahlungen nur und bucht nichts nach BHB. Fehlen alle Zahlungen, nicht nur eine, frage die IT, ob die Zahlungsbuchung eingeschaltet ist.