Rechnung stornieren oder ausbuchen

Es gibt zwei Wege, eine Rechnung zu beenden. In beiden Fällen legt Chargebee eine Gutschrift an, und in BHB bleibt der Rechnungsbeleg bestehen. Die Gutschrift gleicht ihn aus.

	Rechnung stornieren (Void)	Rechnung ausbuchen (Write Off)
Wann	Die Rechnung soll nicht gelten	Die Forderung ist nicht einbringlich
Status in Chargebee	Voided	oft Paid, obwohl nichts gezahlt wurde
Gutschrift in Chargebee	ja, automatisch (Grund „Invoice Void“)	ja
Was in BHB passiert	Der Rechnungsbeleg bleibt. Es entsteht ein negativer Beleg `CN-…`, beide werden verrechnet	Der Rechnungsbeleg bleibt. Es entsteht ein negativer Beleg `CN-…`, beide werden verrechnet

Rechnung stornieren (Void)

Storniere die Rechnung in Chargebee. Chargebee legt dabei automatisch eine Gutschrift über den vollen Betrag an. Die Verbuchung behandelt sie wie jede andere Gutschrift:

In BHB bleibt der Rechnungsbeleg bestehen. Er wird nicht gelöscht und nicht storniert.
Zusätzlich entsteht ein negativer Beleg CN-… am Debitor.
Die beiden Belege werden verrechnet. Danach ist die Rechnung in BHB ausgeglichen und der Debitor steht für diesen Vorgang bei 0.

Lösche die Rechnung deshalb nicht von Hand in BHB. Sonst steht der negative Beleg CN-… allein im Konto des Debitors.

Hat Chargebee beim Stornieren ausnahmsweise keine Gutschrift angelegt, bucht die Verbuchung nichts. Der Rechnungsbeleg bliebe offen. Der Fall ist als Auffälligkeit markiert und wird von der IT geprüft. Sag der IT Bescheid, falls eine stornierte Rechnung in BHB offen bleibt.

Rechnung in Chargebee löschen

Löscht du eine Rechnung in Chargebee komplett (statt sie zu stornieren), nimmt die Verbuchung den Rechnungsbeleg in BHB zurück: Sie storniert die Buchungen und löscht den Beleg. Ist die Rechnung mit einer Gutschrift verrechnet, wird zuerst die Verrechnung zurückgenommen.

Lässt BHB das Stornieren oder Löschen nicht zu, weil eine Buchung festgeschrieben ist oder eine bestätigte Zahlung am Beleg hängt, bleibt der Beleg in BHB bestehen. Die Verbuchung versucht es nicht erneut. Storniere und lösche den Beleg dann in BHB von Hand.

Ist eine Verrechnung auf dem Interimskonto festgeschrieben, bricht der Vorgang ab, bevor der Beleg angefasst wird. Hebe die Festschreibung in BHB auf und bitte die IT, den Vorgang zu wiederholen.

Rechnung ausbuchen (Write Off)

Buche die Rechnung in Chargebee aus. Chargebee legt dafür eine Gutschrift an. Die Verbuchung behandelt sie wie jede andere Gutschrift:

In BHB entsteht ein negativer Beleg CN-… am Debitor.
Die Buchung geht auf dasselbe Erlöskonto wie die Rechnung, nicht auf ein Konto für Forderungsverluste. Ordne sie bei Bedarf in BHB um.
Die Gutschrift wird wie jede andere mit der Rechnung verrechnet. Erst dann ist die Rechnung in BHB ausgeglichen.

Der Status „Paid“ einer ausgebuchten Rechnung in Chargebee heißt nicht, dass der Kunde gezahlt hat. In BHB siehst du die Zahlung nur, wenn ein Umsatz zugeordnet ist.

Typische Probleme

Du siehst	Ursache	Was tun
Rechnung ist in Chargebee storniert, in BHB sind Rechnung und `CN-…` beide da	Das ist gewollt: Die Gutschrift gleicht die Rechnung aus	Nichts, sobald beide verrechnet sind
Rechnung ist storniert, die Rechnung in BHB ist weiter offen	Die Gutschrift fehlt oder ist noch nicht verrechnet	Siehe Gutschrift und Verrechnung; fehlt die Gutschrift in Chargebee, IT informieren
Rechnung ist in Chargebee gelöscht, der Beleg ist in BHB noch da	Eine Buchung des Belegs ist festgeschrieben oder eine bestätigte Zahlung hängt am Beleg. Die Verbuchung versucht es nicht erneut.	Beleg in BHB von Hand stornieren und löschen
Rechnung ist in Chargebee gelöscht, die Verrechnung mit einer Gutschrift besteht in BHB weiter	Eine Buchung auf dem Interimskonto ist festgeschrieben	Festschreibung aufheben, IT informieren
Rechnung ist ausgebucht, aber in BHB weiter offen	Die Gutschrift fehlt oder ist noch nicht verrechnet	Siehe Gutschrift und Verrechnung