Chargebee und BuchhaltungsButler: Was passiert, wenn du etwas tust
Alles, was du in Chargebee tust, landet automatisch in BuchhaltungsButler (BHB). Diese Anleitung zeigt dir pro Vorgang, was du tust, was dann in BHB entsteht und woran du es erkennst. Du brauchst nur die Oberflächen von Chargebee und BHB.
Die drei Grundregeln
- Chargebee führt. Kunden, Rechnungen, Gutschriften und Kartenzahlungen pflegst du in Chargebee. Änderungen, die du direkt in BHB an diesen Daten machst, kann die Verbuchung beim nächsten Update aus Chargebee wieder überschreiben.
- Die einzige Ausnahme sind Überweisungen. Die ordnest du in BHB zu. Chargebee bekommt die Zahlung von dort. Siehe Kunde überweist.
- „Bezahlt“ in Chargebee heißt nicht „bezahlt“ in BHB. Ob ein Beleg in BHB bezahlt ist, siehst du nur an den Zuordnungen in BHB (bezahlter Betrag am Beleg). Der Status einer Rechnung in Chargebee reicht dafür nicht.
Wie schnell kommt etwas in BHB an?
- Rechnungen, Gutschriften und Kunden: meist innerhalb weniger Minuten.
- Kartenzahlungen und PayPal: der Umsatz sofort nach erfolgreicher Zahlung. Die Gebühr folgt später (siehe Karte oder Lastschrift und PayPal).
- Überweisungen: alle 15 Minuten wird nachgesehen, ob du in BHB etwas zugeordnet hast.
Was ist passiert? Nach Anlass suchen
| Du oder ein Kunde meldet … | Lies |
|---|---|
| Neuer Kunde, geänderte Adresse, falsche Debitorennummer | Kunde und Debitor |
| Rechnung fehlt in BHB oder steht auf dem falschen Konto | Rechnung |
| Gutschrift fehlt in BHB oder hat die falsche Nummer | Gutschrift |
| Gutschrift wurde angewendet, Rechnung ist in BHB trotzdem offen | Gutschrift mit Rechnung verrechnen |
| Kunde hat per Karte oder Lastschrift gezahlt | Karte oder Lastschrift |
| Lastschrift ist fehlgeschlagen oder zurückgekommen | Karte oder Lastschrift |
| Kunde hat per PayPal gezahlt | PayPal |
| Kunde sagt „schon überwiesen“ | Kunde überweist |
| Kunde sagt „schon bezahlt“, die Rechnung ist in BHB offen | Wenn etwas nicht in BHB ankommt |
| Rechnung soll nicht mehr gelten (Void) oder ist uneinbringlich (Write Off); beides legt in Chargebee eine Gutschrift an | Rechnung stornieren oder ausbuchen |
| Kunde hat die Zahlung bei seiner Bank zurückgeholt (Chargeback) | Chargeback |
| Etwas ist nicht angekommen | Wenn etwas nicht in BHB ankommt |
Begriffe
| Begriff in dieser Anleitung | In Chargebee | In BHB |
|---|---|---|
| Kunde | Customer | Debitor |
| Rechnung | Invoice | Beleg, Typ „invoice outbound“ |
| Gutschrift | Credit Note | Beleg, Typ „invoice outbound“, negativer Betrag, Nummer CN-… |
| Zahlung | Transaction (Payment) | Umsatz auf einem Zahlungskonto |
| Debitorennummer | Feld am Kunden (cf_debitorid) |
Nummer des Debitors |
Was die Verbuchung nicht macht
- Rücklastschriften (SEPA-Lastschrift, die nach erfolgreicher Zahlung zurückkommt) bucht sie nicht automatisch.
- Chargebacks, die du gewonnen hast, nimmt sie nicht zurück.
- Erstattungen von Gutschriften auf die Karte oder per PayPal bucht sie nicht.
- Sie bucht nur Rechnungen und Gutschriften in EUR.
- Sie löscht keine Debitoren in BHB, auch wenn du den Kunden in Chargebee löschst.