Gutschrift
Legst du in Chargebee eine Gutschrift an, bucht die Verbuchung sie sofort und vollständig in BHB als negativen Ausgangsbeleg. Das gilt für jede Gutschrift: Korrektur einer Rechnung, Ausbuchung (Write Off), Stornierung einer Rechnung (Void, Chargebee legt die Gutschrift automatisch an) und Gutschrift ohne Rechnung, z. B. für eine Zustellreklamation.
Voraussetzungen
- Der Kunde hat einen Debitor in BHB. Siehe Kunde und Debitor.
- Die Gutschrift ist in EUR.
Was du tust
Lege die Gutschrift in Chargebee an. Du musst weder eine Rechnung angeben noch die Gutschrift in BHB verknüpfen.
Was in BHB entsteht
| Merkmal | Wert |
|---|---|
| Typ | invoice outbound |
| Belegnummer | CN- plus Nummer der Gutschrift, z. B. CN-4195 (nicht die Rechnungsnummer) |
| Debitor | der Debitor des Kunden |
| Betrag | negativ, z. B. −1,92 € |
| Buchung | eine Buchungszeile pro Position, Erlöskonto im Soll und Debitor im Haben |
| Datum | Datum der Gutschrift in Chargebee, auch bei Rückdatierung |
Erlöskonto, Steuersatz und Kostenstelle werden wie bei der Rechnung bestimmt. Eine Gutschrift über 0,00 € erzeugt keinen Beleg.
Weist Chargebee eine Rundungsdifferenz von wenigen Cent aus (z. B. Positionen 25,51 €, Gesamtbetrag 25,50 €), wird die Differenz der größten Position zugeschlagen. Der Belegbetrag entspricht dann dem Gesamtbetrag.
Woran du es prüfst
- Suche in BHB nach der Nummer
CN-…. - Der Beleg hat den Debitor des Kunden und einen negativen Betrag.
- Der Beleg ist zunächst nicht bezahlt. Erst die Verrechnung mit einer Rechnung schließt ihn.
Gutschrift zurücknehmen
Nimmst du eine Gutschrift in Chargebee zurück (Void) oder wird sie gelöscht, nimmt die Verbuchung den Beleg in BHB zurück: sie storniert die Buchungen und löscht den Beleg. Ist die Gutschrift bereits mit einer Rechnung verrechnet, wird zuerst die Verrechnung zurückgenommen.
Lässt BHB das Stornieren oder Löschen nicht zu, weil eine Buchung festgeschrieben ist oder eine bestätigte Zahlung am Beleg hängt, bleibt der Beleg in BHB bestehen. Die Verbuchung versucht es nicht erneut. Storniere und lösche den Beleg dann in BHB von Hand.
Ist eine Verrechnung auf dem Interimskonto festgeschrieben, bricht der Vorgang ab, bevor der Beleg angefasst wird. Hebe die Festschreibung in BHB auf und bitte die IT, den Vorgang zu wiederholen.
Das macht die Verbuchung nicht
- Erstattung auf Karte oder PayPal: Zahlt Chargebee eine Gutschrift an den Kunden zurück, wird dieser Geldabfluss nicht in BHB gebucht.
- Verrechnung ändert den Beleg nicht: Wendest du die Gutschrift auf eine Rechnung an oder entfernst sie wieder, bleibt der Gutschriftsbeleg unverändert. Siehe Gutschrift mit Rechnung verrechnen.
Typische Probleme
| Du siehst | Ursache | Was tun |
|---|---|---|
| Gutschrift fehlt in BHB | Der Debitor existiert noch nicht. Die Verbuchung wartet bis zu einer Stunde darauf, danach bricht sie ab. | Debitor prüfen. Sonst IT informieren. |
Zur selben Gutschrift gibt es zwei Belege, einen unter CN-… und einen unter der Rechnungsnummer |
Eine andere Quelle hat die Gutschrift zusätzlich gebucht. | Den doppelten Beleg in BHB von Hand korrigieren. |
Position steht auf 13701 oder hat keine Kostenstelle |
Wie bei der Rechnung | Siehe Rechnung |
| Beleg ist nach dem Zurücknehmen noch da | Eine Buchung ist in BHB festgeschrieben oder eine bestätigte Zahlung hängt am Beleg. Die Verbuchung versucht es nicht erneut. | Beleg in BHB von Hand stornieren und löschen |