Rechnung

Sobald eine Rechnung in Chargebee ausgestellt ist, legt die Verbuchung sie in BHB als Ausgangsbeleg an und bucht die Erlöse. Du musst nichts hochladen. Das PDF bleibt in Chargebee.

Voraussetzungen

Der Kunde hat einen Debitor in BHB. Siehe Kunde und Debitor.
Die Rechnung ist in EUR.
Jedes Item hat in Chargebee eine Kostenstelle, und jeder Item-Preis hat ein Steuerprofil. Sonst bucht die Verbuchung die Position ohne Kostenstelle oder auf das Klärungskonto (siehe unten).

Was du tust

Stelle die Rechnung in Chargebee wie gewohnt aus. Mehr ist nicht nötig.

Was in BHB entsteht

Ein Beleg mit diesen Merkmalen:

Merkmal	Wert
Typ	invoice outbound
Belegnummer	Rechnungsnummer aus Chargebee, z. B. `C5516`
Debitor	der Debitor des Kunden
Betrag	Bruttobetrag der Rechnung, positiv
Buchung	eine Buchungszeile pro Rechnungsposition, Forderung am Debitor
Bezahlt	nein, der bezahlte Betrag am Beleg ist 0

Positionen über 0,00 € werden gebucht, Positionen mit 0,00 € nicht. Eine Rechnung über insgesamt 0,00 € erzeugt keinen Beleg.

Welches Erlöskonto bekommt eine Position?

Das Konto hängt am Steuersatz der Position:

Steuersatz	Erlöskonto
7 %	`43001`
19 %	`44001`
steuerfrei oder 0 %	`13701` (Klärungskonto)
jeder andere Fall, z. B. EU-Lieferung, Drittland, Reverse Charge, mehrere Steuersätze auf einer Position	`13701` (Klärungskonto)

Positionen auf 13701 musst du in BHB von Hand auf das richtige Konto umbuchen.

Die Kostenstelle (z. B. Z1010) kommt aus dem Feld Kostenstelle (cf_kostenstelle) am Item in Chargebee. Hat das Item keine Kostenstelle, ist die Position eine Ad-hoc-Position oder ist der Code ungültig, wird die Position trotzdem auf das Erlöskonto gebucht, aber ohne Kostenstelle. Das Klärungskonto bekommt sie deswegen nicht.

Nach einer Änderung der Kostenstelle am Item können neue Rechnungen noch bis zu 24 Stunden die alte Kostenstelle bekommen. Bitte die IT, den Zwischenspeicher zu leeren, wenn es schneller gehen muss.

Woran du es prüfst

Öffne in BHB die Belege und suche nach der Rechnungsnummer.
Der Beleg hat den Typ invoice outbound, den richtigen Debitor und den Bruttobetrag.
In den Buchungen stehen Erlöskonto, Steuersatz und Kostenstelle pro Position.

Nachträgliche Änderungen

Der BHB-Beleg bleibt, wie er angelegt wurde. Ändern sich in Chargebee später Rechnungsadresse, Bestellnummer oder Zahlstatus, ändert sich der Beleg nicht. Korrekturen laufen immer über eine Gutschrift. Auch beim Stornieren (Void) bleibt der Beleg bestehen: Chargebee legt dabei eine Gutschrift an, die ihn ausgleicht. Siehe Rechnung stornieren oder ausbuchen.

Das macht die Verbuchung nicht

Rückdatierte Rechnungen: Rechnungen, die Chargebee mit Rückdatierung erzeugt (Backdating), werden nicht gebucht.
Ausstehende Rechnungen: Rechnungen im Status „Pending“ werden nicht gebucht, erst die ausgestellte Rechnung.
Zahlstatus: Eine bezahlte Rechnung in Chargebee ist in BHB erst bezahlt, wenn die Zahlung dort zugeordnet ist. Siehe die Seiten zu den Zahlungen.

Typische Probleme

Du siehst	Ursache	Was tun
Rechnung fehlt in BHB	Der Debitor existiert noch nicht. Die Verbuchung wartet bis zu einer Stunde, danach bricht sie ab.	Debitor prüfen, siehe Kunde und Debitor. Sonst IT informieren.
Rechnung fehlt in BHB, Betrag ist 0,00 €	Rechnungen über 0,00 € bekommen keinen Beleg.	Nichts tun.
Rechnung fehlt in BHB, Rechnung wurde rückdatiert erstellt	Rückdatierte Rechnungen werden nicht gebucht.	Beleg in BHB von Hand anlegen.
Position steht auf `13701`	Steuerfrei, 0 % oder ein Steuerfall, der keinem Erlöskonto zugeordnet ist	Von Hand umbuchen.
Position hat keine Kostenstelle	Das Item hat in Chargebee keine Kostenstelle	Kostenstelle am Item in Chargebee eintragen und die Buchung in BHB von Hand ergänzen.
Belegbetrag weicht von der Rechnung ab	Eine unveränderliche Angabe der Rechnung (Nummer, Datum, Betrag, Positionen) wurde in Chargebee geändert. Die Verbuchung ändert den Beleg dann nicht.	IT informieren.