Gutschrift mit Rechnung verrechnen

Wendest du in Chargebee eine Gutschrift auf eine Rechnung an, gleicht die Verbuchung die beiden Belege in BHB aus: Der bezahlte Betrag der Rechnung steigt um den verrechneten Betrag, und die Gutschrift gilt in dieser Höhe als verbraucht. Das gilt auch, wenn Chargebee die Gutschrift automatisch anwendet.

Voraussetzungen

Rechnung und Gutschrift sind beide in BHB gebucht. Siehe Rechnung und Gutschrift.
Die Rechnung ist noch nicht vollständig bezahlt.
Beide Belege wurden von der Verbuchung angelegt. Belege aus einer anderen Quelle, z. B. einem älteren Import, werden nicht verrechnet.

Was du tust

Wende die Gutschrift in Chargebee auf die Rechnung an, oder entferne sie dort wieder (Remove). In BHB musst du nichts verknüpfen. Gleiche die Belege dort auch nicht von Hand aus, sonst werden sie doppelt ausgeglichen.

Was in BHB entsteht

Der Rechnungsbeleg behält seinen Betrag. Sein bezahlter Betrag steigt um den verrechneten Betrag.
Der Gutschriftsbeleg bekommt denselben Betrag als bezahlt zugeordnet.
Dafür bucht die Verbuchung zwei Umsätze mit entgegengesetztem Betrag auf das Interimskonto für Rechnungskorrekturen. Der Verwendungszweck beginnt mit „OP-Verrechnung“. Der Saldo des Interimskontos bleibt 0, der Saldo des Debitors ändert sich nicht.

Eine Teilverrechnung ist der Normalfall. Die Rechnung bleibt dann in Höhe des Rests offen.

Beispiel: Rechnung 1067 über 207,17 €, Gutschrift 1068 über 88,17 €. Nach der Verrechnung ist die Rechnung mit 88,17 € bezahlt, 119,00 € sind offen. Zahlt der Kunde 119,00 €, ist die Rechnung mit 207,17 € bezahlt.

Ist die Gutschrift größer als der offene Rest der Rechnung, wird nur der Rest verrechnet. Die Gutschrift behält ihr übriges Guthaben.

Woran du es prüfst

Öffne in BHB den Rechnungsbeleg. Der bezahlte Betrag entspricht dem verrechneten Betrag.
Öffne den Gutschriftsbeleg. Er ist in derselben Höhe als bezahlt zugeordnet.
Der Saldo des Debitors ist unverändert.

Gutschrift wieder entfernen

Entfernst du die Gutschrift von der Rechnung, nimmt die Verbuchung die Umsätze auf dem Interimskonto zurück. Der bezahlte Betrag am Rechnungsbeleg sollte danach wieder um diesen Betrag sinken. Prüfe das in BHB. Bleibt der Betrag unverändert, informiere die IT.

Ist eine dieser Buchungen in BHB festgeschrieben, wird nichts geändert und beide Belege bleiben verrechnet. Hebe die Festschreibung in BHB auf und bitte die IT, den Vorgang zu wiederholen.

Wenn der Kunde trotzdem den vollen Betrag zahlt

Zahlt der Kunde den vollen Rechnungsbetrag, obwohl eine Gutschrift verrechnet ist, ordnet die Verbuchung der Rechnung nur den offenen Rest zu. Den Mehrbetrag führt der Debitor als Guthaben.

Das macht die Verbuchung nicht

Sie verrechnet nicht rückwirkend. Belege, die schon vor der Verbuchung existierten, bleiben unverändert.
Eine Zahlung, die später eingeht, nimmt eine bereits gebuchte Verrechnung nicht zurück.

Typische Probleme

Du siehst	Ursache	Was tun
Gutschrift ist in Chargebee angewendet, die Rechnung in BHB ist weiter offen	Eines der beiden Belege fehlt noch in BHB, oder beide Systeme melden noch nicht dieselbe Verrechnung. Die Verrechnung wird nachgeholt, sobald beides vorliegt.	Prüfe, ob beide Belege in BHB existieren. Sonst nach einigen Minuten erneut nachsehen.
Rechnung ist in Chargebee bezahlt, in BHB aber offen	„Bezahlt“ in Chargebee sagt nichts über BHB aus.	Prüfe die Verrechnung und die Zahlung, siehe die Seiten zu den Zahlungen.
Rechnung ist nach dem Entfernen der Gutschrift in BHB weiter ausgeglichen	Eine Buchung auf dem Interimskonto ist festgeschrieben.	Festschreibung aufheben, IT informieren.
Der bezahlte Betrag der Rechnung ist höher als der Rechnungsbetrag	Verrechnung und Zahlung wurden zusätzlich von Hand ausgeglichen.	Die manuelle Zuordnung in BHB lösen.